Khâu chuẩn bị và kiểm tra trước sự kiện là một bước vô cùng quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cũng như kết quả của một sự kiện. Chính vì vậy, quá trình này cần được chú ý và chuẩn bị một cách chu đáo nhất. Trong bài viết dưới đây, sự kiện chuyên nghiệp sẽ chia sẻ đến bạn quy trình đầy đủ các bước kiểm tra cần thực hiện trước khi tổ chức sự kiện, cùng theo dõi nhé:
1. Kiểm tra tiến độ thực hiện sự kiện
Kiểm tra tiến độ thực hiện giúp người tổ chức sự kiện nắm được tốc độ chuẩn bị sự kiện, cần làm gì để điều chỉnh cho kịp tiến độ. Công việc của bạn ở bước này chỉ là kiểm tra bảng tiến độ xem time line chi tiết các hạng mục công việc phục vụ sự kiện, nắm rõ được người chủ trì, người kiểm soát quá trình thực hiện, thời điểm bắt đầu và kết thúc công việc, khối lượng công việc đã hoàn thành, chưa hoàn thành,… của từng hạng mục công việc.
2. Kiểm tra và hoàn tất các thủ tục hành chính
Đối với một sự kiện, các thủ tục hành chính là vô cùng quan trọng, hãy thử tưởng tượng khi tất cả các khâu trong sự kiện của bạn đều được hoàn thiện, chỉ chờ lần tổ chức thực tế. Tuy nhiên, giấy phép sự kiện lại không được cấp khiến sự kiện bị đình chỉ vô thời hạn gây thiệt hại lớn về tài sản cũng như tiền bạc.
Chính vì thế, dù là tổ chức sự kiện lớn hay nhỏ thì các nhà tổ chức sự kiện đều cần nhớ phải xin các giấy phép liên quan đến sự kiện và liên tục kiểm tra tiến độ thực hiện.
Những thủ tục hành chính cần có khi tổ chức sự kiện:
-
Giấy phép tiến hành sự kiện là yêu cầu bắt buộc với những sự kiện có quy mô tương đối lớn như các cuộc diễu hành, biểu diễn nghệ thuật, thi đấu thể thao,… còn với các sự kiện nhỏ như hội thảo, hội nghị,… không cần thiết phải có thủ tục này.
-
Các giấy phép về an toàn vệ sinh, an ninh và môi trường,…
-
Một số các sự kiện còn phải được cơ quan có thẩm quyền xét duyệt nội dung của sự kiện
-
Các loại giấp phép khác liên quan đến quá trình tổ chức sự kiện như giấy phép quảng cáo trên đường, giấy phép treo băng rôn, giấy phép cho đón tiếp và phục vụ khách du lịch quốc tế,…
3. Kiểm tra các công việc liên quan đến khách mời
Khách mời là những đối tượng chính mà mục tiêu sự kiện muốn tác động đến, sự kiện của bạn sẽ không thể thành công nếu thiếu đi yếu tố khách mời. Vì thế, trước khi bắt đầu một sự kiện, người tổ chức cần xác định lại một lần nữa danh sách khách được mời, kiểm tra lại xem có gửi giấy mời sót hay không, kiểm tra và xác nhận các thông tin có liên quan đến khách mời cũng như các điều kiện phục vụ khách mời.
4. Kiểm tra địa điểm tổ chức sự kiện
Địa điểm tổ chức sự kiện là nơi được lựa chọn để tiến hành các hoạt động trong sự kiện, nó là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công của sự kiện. Do đó, sau khi đã thống nhất địa điểm tổ chức sự kiện bạn cần phải thừng xuyên kiểm tra công tác chuẩn bị tại địa điểm này như giao thông, bãi đậu xe, Cổng chào, bàn tiếp tân, sảnh đón tiếp, các lối đi lại, khu vực triển khai sự kiện, khu vực cung cấp các dịch vụ khác, lỗi thoát hiểm,….
Để có một địa điểm tổ chức sự kiện tốt nhất thì khi lựa chọn địa điểm ban đầu bạn cần cân nhắc kỹ các yếu tố như: Phải phù hợp với chủ đề của sự kiện, phù hợp với quy mô của sự kiện, có vị trị thích hợp, có mỹ thuật và cảnh quan phù hợp, đảm bảo có lỗi vào, lối thoát, các khu chức năng phù hợp, đảm bảo các yêu cầu về dịch vụ ăn uống, lưu trú, an ninh và các dịch vụ khác,…
5. Kiểm tra nhân lực phục vụ sự kiện
Nhân lực phục vụ cho tổ chức sự kiện rất đa dạng về ngành nghề bởi ngoài ban tổ chức sự kiện còn có quản lý các bộ phận, nhân viên tổ chức sự kiện, nhân viên từ các dịch vụ khác,… Do đó, bạn cần phải thương xuyên kiểm tra công tác tuyển dụng, đào tạo và bố trí nhân lực sao cho phù hợp với từng vị trí cụ thể.
6. Kiểm tra các công tác hậu cần
Một số công tác hậu cần cần được kiểm tra thường xuyên như:
-
Công tác tiếp đón khách mời
-
Công tác chuẩn bị xe đưa đón phục vụ sự kiện
-
Công tác thuê phòng, đặt khách sạn cho khách mời VIP
-
Công tác lên thực đơn các đơn vị cung ứng dịch vụ ăn uống cho sự kiện
Trên đây là 6 bước kiểm tra cần thực hiện đối với một sự kiện, ngoài ra để sự kiện được diễn ra trơn tru và tốt đẹp nhất bạn cũng cần để ý đến một số chi tiết xung quanh như nội dung, quảng cáo, lịch trình, chương trình bổ trợ,... Hy vọng những thông tin trên là hữu ích. Chúc các bạn một ngày làm việc hiệu quả!