Trước khi trở thành một nhân viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, ai cũng đã từng trải qua những lần vấp ngã trong nghề, một trong số đó có thể sẽ khiến bạn cảm thấy bất công nhưng đồng thời nó cũng là bài học giúp bạn hoàn thiện bản thân tốt hơn để có chỗ đứng vững chãi trong nghề. Bên cạnh đó, việc tham khảo kinh nghiệm của những tiền bối đi trước cũng giúp hạn chế tình trạng này, trong bài viết dưới đây, sukienchuyennghiep sẽ tổng hợp và chia sẻ đến các bạn một số kinh nghiệm tổ chức sự kiện thực tế mà nhiều người trong quá trình hoạt động đã gặp phải, qua đây các bạn có thể rút ra kinh nghiệm cho bản thân mình:
1. Không thỏa thuận thời gian setup sự kiện
Một trong những sai lầm mà rất nhiều "người mới" không có kinh nghiệm tổ chức sự kiện gặp phải chính là việc thỏa thuận thời gian setup sự kiện.
Theo chia sẻ của một nhân viên tổ chức sự kiện có nick name "Pinkcow" chia sẻ:
Mình có một kinh nghiệm "xương máu" khi thực hiện chương trình Lễ ra mắt Thương hiệu mới cho một công ty công nghệ ở khách sạn Horizon, Hà Nội. Mình đặt phòng Văn Miếu 1 là phòng đẹp nhất ở khách sạn đó, thời gian diễn ra là từ 18h00 đến 22h00, lại quên mất việc thỏa thuận thời gian set up (do hồi đó còn thiếu kinh nghiệm mà).
Trước 2 ngày diễn ra, mình hỏi thời gian set up thì họ nói bắt buộc là phải sau 17h30. Trời ạ, làm gì có chuyện ngớ ngấn đến mức set up trong vòng 30 phút đồng hồ? Nguyên nhân là do bên khách sạn đã nhận order của 1 Event khác sau khi bọn mình đã ký hợp đồng, dựa vào sự lỏng lẻo trong thời gian set up để đẩy mình ra để nhận 1 hợp đồng của bên VCCI ngon hơn.
Thế là bắt buộc bọn mình phải chuyển vào Văn Miếu 2. Tất cả lủi thủi ôm đồ vào trong. In giấy, Văn Miếu dán vào chữ Văn Miếu 1, Văn Miếu 1 dán vào Văn Miếu 2, thay đổi tất cả các bảng chỉ dẫn vào phòng tiệc của Khách sạn.
Qua sự cố này, chúng ta có thể rút ra những kinh nghiệm sau: Nên lưu ý khi làm việc với các khách sạn về thời gian set up. Không phải khách sạn không biết về thời gian setup tối thiểu mà chẳng qua là họ có nhiều nguyên nhân để cố tình làm như vậy. Vì thế, khi ký hợp đồng với khách sạn, đặc biệt là những đơn vị chưa hợp tác bao giờ, bạn nên ghi rõ từng hạng mục chi tiết (thời gian set up, thậm chí cả những đồ mình sử dụng, đồ mình mang vào).
2. Không sắp xếp khu vực gửi xe cho khách
Trong bất kỳ sự kiện nào dù là lớn hay nhỏ, việc sắp xếp khu vực giữ xe luôn là điều cần được chú trọng và điều này được thể hiện rõ nét hơn qua chia sẻ của nick name có tên "Thutrai1000".
Cụ thể chia sẻ này như sau: "Có một lần, mình tổ chức hội nghị cho khách hàng tại 37 Tôn Đức Thắng, Q1, đây là tòa nhà 33 tầng và mình tổ chức ở tầng trên cao. Tất cả mọi khâu chuẩn bị thật hoàn hảo, hoành tráng, chỉ tội là... đã quá giờ mà số lượng khách tham dự còn quá ít.
Cuối cùng, mới biết là các khách mời đi xe gắn máy, ô tô chạy lòng vòng ở khu vực dưới đất, bực mình quá rồi chạy về luôn vì không thể tìm được chỗ gửi xe. Không hiểu sao chiều hôm đó, tất cả các bãi giữ xe trong khu vực này không còn một chỗ trống".
Qua đây bạn có thể rút ra được kinh nghiệm rằng bất cứ sự kiện nào được tổ chức ở đâu thì khu vực giữ xe luôn là vô cùng quan trọng, để tránh việc khách mời đến nơi mà không có chỗ gửi xe, người tổ chức sự kiện cần thương lượng trước với một đơn vị phụ trách trông xe tòa nhà để thuê riêng một địa điểm để đõ xe cho khách của mình, tránh phạm phải trường hợp éo le như trên.
3. Chuẩn bị quà tặng sự kiện
Một sai lầm phổ biến của khá nhiều event planner khi lập kế hoạch, đó là xem nhẹ hoặc thậm chí bỏ qua công đoạn chuẩn bị cho quà tặng trong tổ chức sự kiện. Dưới đây là một sự kiện dở khóc dở cười như thế: " Lần đó mình ra ngoài Hà Nội tổ chức hội nghị khách hàng cho công ty mình. Lúc đó cũng còn ít kinh nghiệm. Mình đảm nhận chính event đó với sự hỗ trợ của một team ngoài HN. Mình và giám đốc chi nhánh đều cùng nắm chính chương trình. Ông giám đốc ngoài đó là người rất tự tin, kênh kiệu nên giữa hai bên có sự phối hợp tốt lắm, nói chung bằng mặt mà không bằng lòng.
Sau khi event kết thúc, khách hàng là các chủ tiệm Internet, có khoảng 200 người ào ra chen lấn xô đẩy để giành giựt quà, đội PG 10 người không làm sao kiểm soát được tình hình trong khi mình đang bận làm việc với báo chí phía trong hội trường. Nghe kể có người xách hẳn 2, 3 túi quà luôn, nói chung quà bị thất thoát khá nhiều.
Sau đó phát hiện ra hơn 100 away gift trong kho đã không cánh mà bay, chỉ còn lại cái vỏ hộp còn headphone đã biến đâu rồi. PG của team Hà Nội lại đổ thừa cho người mẫu do bên mình thuê. Trong sự việc này có nhiều nghi vấn tuy nhiên để giữ sự đoàn kết mình đã không cố gắng làm rõ."
Đây lại là một kinh nghiệm xương máu cho việc chuẩn bị quà tặng mà bất kỳ một nhà tổ chức sự kiện nào cũng nên nhớ, qua sự cố này, chúng ta có thể rút ra một số kinh nghiệm như sau:
Làm event thì chỉ nên có 1 người điều phối chính thôi, lắm thầy nhiều ma, ai cũng đòi lãnh đạo hết thì cuối cùng thành ra tán loạn.
Phải nắm rõ đặc tính của từng đối tượng khách hàng, nếu đối với các đối tượng khách hàng khác thì phát away gift sau khi chương trình kết thúc không vấn đề gì thì đặc biệt đối tượng gamer, chủ tiệm net.. là thành phần khá phức tạp và xô bồ, tốt nhất cứ check in vào là giao ngay túi quà.
Cắt cử người trông coi đồ đạc, quà thật chu đáo và rõ ràng, sau này thất thoát gì có thể dễ dành quy trách nhiệm, do event này có 2 người cùng quản nên "quân" người này ko chịu nghe lệnh của người kia dẫn đến loạn lên. Thiệt hại về vật chất chưa nói, mà trước mắt thiếu quà tặng khách họ sẽ đánh giá không tốt về chương trình.