Bảo mật thông tin là xu hướng bao trùm ngành tổ chức sự kiện trong 5 năm qua. Tuy nhiên, bảo mật không thể chỉ dừng lại như một xu hướng mà cần phải trở thành một phần bắt buộc của quy trình lập kế hoạch cho tất cả sự kiện.
Có một khía cạnh của bảo mật đang trở thành xu hướng không đáng có là sự bảo mật với công nghệ. Việc những người làm ngành sự kiện kháng công nghệ là có lý do xác đáng bởi chúng ta thích sự trực diện hơn là công nghệ.
Vấn đề mà ngành tổ chức sự kiện đang gặp phải là làm thế nào để phát triển mà không dựa vào công nghệ. Việc xây dựng và phát triển một sự kiện mà không có sự hỗ trợ của công nghệ là điều không thể trong thời đại 4.0. Để bắt kịp với xu hướng chung, ngành tổ chức sự kiện đã hướng dần đến việc tiếp nhận các công nghệ sự kiện. Tuy nhiên, mọi sự đổi mới đều gặp phải khó khăn ban đầu. Chỉ trong vài tháng vừa qua, đã có một loạt các vụ xâm phạm nền tảng bán vé trực tuyến lớn. Các ứng dụng sự kiện có thể bị truy cập bởi các cá nhân có mục đích xấu, các chuỗi khách sạn bị tin tặc tấn công, theo sau đó là những vụ đánh cắp thông tin. Tính an toàn. An toàn cho sự kiện cũng như công ty sự kiện đang trở thành mối quan tâm chính của năm 2019.
Hỗ trợ cho nghiên cứu và dữ liệu
Đã có tám vụ xâm nhập hoặc dữ liệu bị để lộ lớn chỉ riêng năm ngoái liên quan đến công nghệ sự kiện hoặc công nghệ khách sạn mà được các nhóm ở ngành sự kiện sử dụng. Hàng trăm nghìn dữ liệu nhạy cảm đã bị đánh cắp hoặc để lộ.
Theo nghiên cứu của Deloitte vào năm 2014, có 80% cơ hội để một công ty mất đi 20% giá trị của nó sau một cuộc khủng hoảng về danh tiếng. Những con số kia sẽ còn gia tăng trong ngành tổ chức sự kiện. nơi đang tập trung nhiều cuộc tấn công về dữ liệu.
Tầm quan trọng của việc bảo mật thông tin
Những vụ xâm nhập trong năm vừa qua đều liên quan đến công nghệ của nhà cung cấp. Kết quả của sự xâm nhập dữ liệu chính là sự kiện trở thành tâm điểm của truyền thông chứ không phải nhà cung cấp. Hiện đây là một vấn đề lớn cho thương hiệu mà ta đang đối mặt.
Việc lựa chọn công nghệ kém hoặc thiếu công tác xử lý rủi ro cho những vụ xâm nhập chắc chắn sẽ đưa những thiệt hại sang cho những nhà tổ chức thay vì những nhà cung cấp. Các hiệp hội và truyền thông của ngành sự kiện xử lý rất tệ (trừ một vài trường hợp) trong việc đưa tin về những vụ việc này. Dù thế nào, không có tin tức nào trong ngành sự kiện quan trọng hơn tin tức về những vụ xâm nhập như vậy. Với lượng thông tin còn giới hạn như hiện nay, những lỗ hổng dữ liệu kia đang là một vấn đề có tính cấp bách, có thể cản trở mọi dự án của bạn trong năm tới.
Những gợi ý để giải quyết vấn đề bảo mật thông tin:
1. Chẳng có lí do gì để không chú trọng rà soát kĩ càng những nhà cung cấp của bạn. Hãy đặt ra những câu hỏi chi tiết, yêu cầu những sự chứng nhận và bằng chứng của việc tuân thủ các điều khoản.
2. Bắt đầu rà soát những nhà cung cấp hiện tại nếu như không có sự kiểm tra kĩ mức độ tin tưởng từ ban đầu.
3. Chú trọng những tiểu tiết (WiFi, USB, các kênh mạng xã hội được sử dụng bởi nhân viên). Không được có sự linh hoạt khi nói về việc bảo mật các công nghệ hữu hình.
4. Kiểm tra với bên địa điểm tổ chức hoặc với khách sạn có nhóm phòng của bạn để đảm bảo họ có sẵn mọi biện pháp để bảo vệ bạn khỏi trách nhiệm pháp lý khi có một vụ xâm nhập xảy ra.
5. Tránh hoàn toàn các công nghệ sự kiện tự sáng chế. Cũng cần cẩn thận với các công ty khởi nghiệp làm về xử lý dữ liệu. Tránh xa nếu bạn không có mọi biện pháp sẵn sàng để bảo đảm dữ liệu của bạn cùng với bảo hiểm để xử lý các vụ xâm phạm có thể xảy ra. Điều cuối cùng, hãy lựa chọn những công cụ mới thay vì chọn những hoạt động ít hợp lý hơn.