NHỮNG ĐIỀU NÊN VÀ KHÔNG NÊN KHI TỔ CHỨC WEBINAR

Cập nhật xu thế tổ chức sự kiện trực tuyến ảo như webinar đang là lựa chọn của nhiều doanh nghiệp nhưng không phải ai cũng nắm rõ các quy tắc thực hiện thành công.


Đến thời điểm này, các cuộc họp trực tiếp thông thường đã thay thế bằng các cuộc gọi thực hiện hội nghị ảo, các sự kiện offline đã chuyển dịch thành online nhằm đảm bảo an toàn sức khỏe mà không làm gián đoạn công việc. Trong số đó, Webinar – một loại hình sự kiện trực tuyến ảo (Virtual Event) được lựa chọn tổ chức nhiều hơn cả bởi sự tiện ích kết nối đa điểm cầu và tương tác hiệu quả.

Nếu bạn đã từng thực hiện Webinar nhưng vẫn còn những điểm chưa hoàn hảo, các khâu chuẩn bị chưa chỉn chu thì có thể cân nhắc về những yếu tố nên và không nên dưới đây:

Kiểm tra thử kỹ thuật

Điều kiện bắt buộc khi tổ chức Webinar đó là bạn phải tìm hiểu, kiểm tra đầy đủ chức năng của các thiết bị kĩ thuật sẽ sử dụng để biết cách kiểm soát và lựa chọn những gì phù hợp nhất. Ví dụ, một buổi hội thảo/ thuyết trình/ tham luận trên nền tảng số được trình chiếu tốt nhất ở khung hình ngang nhưng cũng có thể khách hàng lại yêu cầu chế độ khác. Vì vậy, bạn và đội kỹ thuật nên triển khai thử mọi phương án kĩ càng phòng khi có thay đổi hoặc yêu cầu vào phút cuối trước khi sự kiện chính thức diễn ra.
Đồng thời, chọn vị trí đặt ống kính cũng cần chú ý sao cho ổn định chất lượng và cho hình ảnh đẹp mắt, gợi ý khoảng cách từ 35 – 50cm là lý tưởng nhất.
 

Trang phục chỉn chu

Điều này nghe có vẻ là hiển nhiên, nhưng mỗi người tham gia sự kiện đều sở hữu phong cách, thẩm mỹ khác nhau về thời trang. Với vai trò tổ chức, chúng ta có thể đưa ra “dress code” để đảm bảo sự đồng nhất về giao diện và chất lượng hình ảnh như không nên chọn đồ quá cầu kì, không nên mặc màu sắc quá sáng, quá sặc sỡ hay quá tối vì nó có thể khiến người xem phân tâm trong môi trường tham gia trực tuyến mà họ đang cố gắng làm quen.
Nên đơn giản, lịch sự và chuyên nghiệp ngay từ vẻ bề ngoài.

Sắp xếp không gian

Không gian tổ chức sự kiện trực tuyến rất quan trọng. Trong phần này, điều kiện cần và đủ khi thực hiện Webinar bao gồm một căn phòng yên tĩnh, đủ ánh sáng, đủ các vật dụng cần thiết để vận hành chương trình và “background” có thương hiệu biểu trưng của chính bạn (host) và của khách hàng; giúp nâng cao khả năng nhận diện thương hiệu, tăng mức độ chuyên nghiệp và làm nổi bật nội dung cần chia sẻ hơn nữa.
Nếu không, sử dụng nền trắng đơn giản là phương án an toàn nhất cho một không gian không mắc lỗi.
 

Khắc phục sự cố, khắc phục sự cố, khắc phục sự cố

Không ai muốn mình trở thành host hoặc người tham gia mờ nhạt, hãy đảm bảo Wi-fi chỗ bạn có tín hiệu mạnh, chắc chắn rằng trên bất kì nền tảng nào cũng có thể phát nội dung của bạn một cách chính xác; đồng thời, mức âm lượng và micro cũng được tối ưu hóa trong quá trình kiểm tra thử kĩ thuật.
Công nghệ có thể thay đổi thất thường vào những thời điểm tưởng chừng tốc độ mạng tốt nhất, thế nên, để xử lý sự cố nếu có cần bắt đầu sớm hơn thời gian chính thức ít nhất 15 phút.

Ưu tiên tương tác

Đừng một mình nói chuyện với khán giả toàn bộ thời gian diễn ra sự kiện. Tạm dừng, quét “phòng” và tạo cơ hội tương tác xuyên suốt với người xem thông qua phần Q&A, khảo sát ý kiến trước khi vào nội dung chính hoặc mời mọi người thực hiện trực tiếp hoạt động nào đó tại chỗ của họ là điều bạn nên làm để tăng tính thu hút, sôi nổi hơn.
Như trong các bộ phim, người xuất hiện trong nhiều khung hình nhất là nhân vật chính
Khi đảm nhiệm vai trò host, bạn cần hành động tự nhiên nhất có thể mà không có sự phân tâm nào khác vì khán giả sẽ ngay lập tức nhận ra sự lúng túng của bạn. Vì vậy, diễn tập trước nội dung và thực hành lặp đi lặp lại nhiều lần sẽ giúp bạn cảm thấy thoải mái. Ngoài ra, ngồi thẳng, nhìn vào mắt mọi người và mỉm cười khiến bạn trở nên tự tin hơn và tạo được ấn tượng với người xem tốt hơn.
Còn nếu bạn không trình bày? Chứng tỏ sự thân thiện, hợp tác của mình bằng một nụ cười và những cái gật đầu thường xuyên trước mỗi luận điểm.
Ngày nay, việc tham gia thuyết trình/tham luận hay trở thành host một sự kiện trực tuyến ảo như Webinar là một điều bình thường mới. Đừng để bản thân bị bỏ lại phía sau. Dành thời gian tìm hiểu về công nghệ, nâng cấp thiết bị, trau dồi khả năng biên tập nội dung và sắp xếp không gian hợp lý tại nhà hoặc văn phòng là những việc bạn nên cập nhật để phục vụ công việc trước khi có cơ hội tổ chức bất kì hội thảo online nào kể từ bây giờ cho đến lúc thiết lập trạng thái “bình thường mới” sau này.