Một sự kiện đáng nhớ sẽ không chờ đến phần giữa chương trình mới để lại ấn tượng cho người tham dự mà ngay từ phút giây đầu tiên đến check in, người ta đã cảm thấy sức hút và sự hào hứng. Vậy bí quyết nào giúp nhà tổ chức sự kiện thực hiện được điều đó?
Check in là hành động và cũng chính là ấn tượng đầu tiên khi đến tham dự sự kiện. Hàng tháng trời công sức lên kế hoạch, chuẩn bị, quảng bá, setup chương trình sẽ có khả năng đổ sông đổ bể nếu trải nghiệm check in của người tham dự không tốt.
Vì thế, tổ chức sự kiện không nên bỏ qua cơ hội này để tạo sức hút, gây hào hứng cho tất cả người tham gia ngay từ thao tác check in – đăng ký tham dự bằng các bí quyết sau:
Tận dụng công nghệ
Vấn đề phải xếp hàng dài chờ đến lượt check in gần như được giải quyết với sự giúp đỡ của một vài công nghệ sau:
-
QR code: là phương pháp hữu ích nhất đối với các sự kiện lớn, đông người tham gia như hội chợ, triển lãm, concert,…QR code thường được gửi trước qua email cho những người đăng ký trước. Nhân viên check in chỉ việc scan lên code và nhanh chóng in ra thẻ đeo hoặc thông tin người tham dự đã được ghi nhận vào hệ thống check in.
-
Ipad: phù hợp với các sự kiện vừa và nhỏ, khi không có quá nhiều người tham dự. Nhân viên check in dùng Ipad để check thông tin người tham dự và đánh dấu lên danh sách đăng ký tham gia.
-
Quầy tự check in: Sắp xếp một quầy đăng ký ngay cổng vào sự kiện với các thiết bị dùng để tự check in như Ipad, máy tính hoặc máy check in tự động để những người đăng ký trước có thể tự check in. Cách này phù hợp với các sự kiện diễn ra trong thời gian dài và người tham dự đến rải rác.
Ngoài ra, nhà tổ chức sự kiện có thể sử dụng các phần mềm, ứng dụng quản lý sự kiện trong đó có phần tự check in cho người tham dự.
Đào tạo nhân viên quầy check in
Đa phần nhân viên đứng tại quầy check in tại các sự kiện lớn là nhân sự thuê ngoài, vì thế, để sự kiện thành công và gây ấn tượng tốt với người tham dự ngay từ những tiếp xúc đầu tiên, nhà tổ chức sự kiện cần đào tạo các nhân viên các kỹ năng căn bản như:
– Luôn tươi cười chào đón khách
– Sử dụng thành thạo các thiết bị dùng để check in
– Nắm được sơ đồ, các vị trí diễn ra sự kiện, đảm bảo chỉ dẫn đúng cho khách tham gia
– Nắm được các thông tin về sự kiện để giải đáp thắc mắc cho khách
Cá nhân hóa phần check in
Đối với các sự kiện không có quá nhiều khách tham gia, đặc biệt là sự kiện cao cấp, phục vụ VIP thì phần check in nên được cá nhân hóa. Ví dụ các bộ quà tặng, bộ tài liệu đính kèm nên được cá nhận hóa cho từng người hoặc cho phép khách tham dự check in ngay tại khách sạn. Điều này sẽ khiến khách tham gia cảm thấy được chào đón ngay từ những phút giây đầu tiên.
Trang trí ấn tượng ngay từ lối vào
Trước khi bước vào quầy check in, có thể tăng thêm sức hút cho sự kiện bằng những trang trí xung quanh như cổng chào, photobooth ấn tượng, để khi khách vừa bước chân vào khu vực sự kiện đã cảm thấy hào hứng ngay lập tức. Tạo yếu tố “wow” cũng góp phần làm tăng khả năng truyền thông, quảng bá cho sự kiện bằng chính những hình ảnh người tham dự chia sẻ trên mạng xã hội.
Tất nhiên check in chỉ là bước đầu tiên chào đón khách tham dự trong chuỗi hoạt động của sự kiện. Nhưng tận dụng từng chi tiết một để gây ấn tượng mạnh cho người tham dự, sự kiện của bạn chắc chắn sẽ thành công và gây được tiếng vang lớn.
Nguồn: Backstage Event