1. Tiếp nhận thông tin của sự kiện
Đầu tiên, chúng ta cần xây dựng những thông tin cơ bản nhất về sự kiện. Thông qua các thầy cô, đoàn thanh niên, hội sinh viên, ban cán sự lớp hay từ chính những người cộng sự của bạn trong sự kiện, bạn phải có được những thông tin cơ bản:
- Mục đích,
- lý do tổ chức sự kiện,
- thời gian,
- số lượng tham gia,
- đối tượng tham dự, ...
Ngoài ra, những yêu cầu bên ngoài event cũng cần được lưu ý và ghi lại.
Từ những mảnh ghép thông tin nhỏ, chúng ta xây dựng được hướng đi cho sự kiện.
2. Hình thành Concept và Theme
Concept là ý tưởng chủ đạo của một sự kiện, thường được ví như “linh hồn của Event”. Sau khi đã có Concept, người ta sẽ phát triển được Theme (Chủ đề của Event), những hiệu ứng về phần nhìn, như thiết kế sử dụng trong chương trình, việc trang trí, hoạt động của Event sao cho phù hợp với Concept đã định ra.
Ví dụ về tổ chức một hội thảo về kinh tể và marketing tại trường đại học, concept có thể là hiện đại, tinh tế, năng động trẻ trung. Còn theme thể hiện concept qua các gam màu rực rỡ trẻ trung, những hình ảnh đại diện về kinh tế, mang tính chất thời đại, các hoạt động trong sự kiện cũng cần mang tính chất “kinh tế” hơn như phong cách Flat Design, geometric các hình ảnh kinh tế như hình đồng dolar, euro,...
3. Viết kế hoạch sự kiện (Planning proposal)
Từ Concept, người ta phát triển ra nhiều ý tưởng xoay quanh Concept. Sau đó, từ các ý tưởng phác thảo ra một hồ sơ sự kiện (proposal).
Một Proposal tốt phải cho mọi người sự thấy khả thi khi thực hiện Event đó: Ý tưởng, mục tiêu, nội dung chương trình, quá trình thực hiện, kế hoạch truyền thông, cách thức đo lường hiệu quả…
Một cô gái ưa nhìn luôn luôn ăn điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Chính vì thế, hãy đầu tư cho phần thiết kế, kế hoạch trông càng hấp dẫn, dễ hình dung, và dễ được đồng thuận hơn (nhưng dĩ nhiên là bạn sẽ phải mất công hơn).
Bên cạnh đó, đừng quên lập dự trù kinh phí của sự kiện, vì không sự kiện nào có thể tổ chức mà không cần tiền cả.
4. Trình bày kế hoạch (Proposal Presentation)
Sau khi đã có trong tay hồ sơ cho Sự kiện, bạn sẽ cần gặp đại diện thầy cô hoặc các cộng sự để trình bày kế hoạch. Bạn sẽ phải làm cho người nghe hình dung được tiến trìnhsẽ như thế nào, mức độ khả thi ra sao...
Nếu bạn thuyết trình đáp ứng được mong đợi của người nghe, về yêu cầu tổ chức, mức độ khả thi, chi phí, … bạn sẽ chỉ việc tiến bước để xây dựng nên sự kiện đã vạch sẵn thôi !
5. Tổ chức triển khai (Execution)
Nếu là người trong một CLB, lớp bạn cần huy động bạn bè, những người cùng chí hướng để thành lập nên một BTC.
Nhiệm vụ của bạn – một người quản lý dự án, cụ thể là quản lý chính Event này, là kết nối các thành viên thành các bộ phận nhằm thực hiện thông suốt Sự kiện. Bạn sẽ phải lên các bảng mô tả, phân công công việc, (checklist), tiến độ (schedule) có các thời hạn (deadline) cụ thể… thật chi tiết và giám sát, đôn đốc công việc của từng bộ phận nhằm đảm bảo công tác chuẩn bị thật tốt.
6. Đánh giá, tổng kết và báo cáo (Evaluation and Report)
Hết show nhưng chưa hết việc!
Một vài ngày sau đó chúng ta phải làm các việc sau để tổng kết, rút kinh nghiệm về sự kiện, quyết toán tài chính, xử lý các vấn đề sau chương trình...
Nguồn: Fanpage Backstage