Trong tâm lý nhiều người, khi nói đến nghề tổ chức sự kiện, họ thường nghĩ ngay đến những buổi biểu diễn đầy cảm xúc, những mối quan hệ với người nổi tiếng, những bữa tiệc âm thanh áng sáng không bao giờ dứt... Nhưng ít người biết rằng đằng sau ánh đèn sân khấu là căng thẳng và lo lắng sao cho sự kiện thành công tốt đẹp.
Dưới đây là 9 tình huống "dở khóc dở cười" mà những người tổ chức sự kiện thường gặp phải, cùng theo dõi xem chúng là gì nhé:
1. Chờ chốt thời gian/địa điểm cho sự kiện
Ngày giờ tổ chức, địa điểm liên quan đến việc book lịch nghệ sĩ, bố trí âm thanh ánh sáng và cả nơi tổ chức nữa. Bạn đã bao giờ trải qua việc chờ khách hàng chốt xong mọi thứ thì nghệ sĩ đã kín lịch hay địa điểm đã bị bên khác thuê mất hay chưa?
2. Thay đổi vào phút chót
Thay đổi vào phút cuối là điều gần như ai làm trong nghề tổ chức sự kiện đều trải qua. Có thể vì một lí do nào đó, theo yêu cầu của khách hàng mọi thứ ngay lập tức thay đổi như thứ tự các tiết mục hay thay toàn bộ các hạng mục trang trí chẳng hạn.
Hoặc bạn đang hết sức hài lòng với mọi chi tiết: từ chiếc khăn ăn cho đến hoa trên bàn tiệc, nhưng sếp Tổng phía khách hàng lại... bỗng nhiên thích một kiểu khác.... Thay đổi vào phút chót là nguy cơ khó tránh khỏi, nhưng người tổ chức sự kiện cần thuyết phục khách hàng chỉ được thay đổi trong giới hạn cho phép để đảm bảo chất lượng chương trình.
3. Brief thông tin về sự kiện không đầy đủ
Khi khách hàng gửi brief không đầy đủ và bạn lại thiếu kinh nghiệm làm việc với họ, tất yếu sẽ xảy ra rủi ro nếu bạn sáng tạo ra những concept không phù hợp. Vì thế, hãy hỏi khách hàng thật kĩ về mong muốn, ngân sách, các yếu tố cần nhấn mạnh hay cần tránh trong sự kiện,.. để đưa ra những phương án tối ưu nhất.
4. Chần chừ quyết định gây ảnh hưởng đến chi phí
Nếu mọi thứ theo đúng kế hoạch thì việc chuẩn bị cho sự kiện sẽ diễn ra trơn tru và hoàn hảo. Nhưng khi khách kéo dài thời gian chốt các phần quan trọng của chương trình thì phần tổng chi phí tổ chức sẽ bị ảnh hưởng theo. Ví dụ như dự kiến mới ca sỹ A với ngân sách B nhưng chần chừ mãi quyết định mới được đưa ra thì ca sỹ A đã full lịch và chuyển sang mời ca sỹ C thì ngân sách đã lên tới B++.
5. Bảo vệ ý tưởng của mình khỏi vấn nạn... ăn cắp
Các agency luôn phải đối mặt với nguy cơ bị ăn cắp ý tưởng về sự kiện. Làm sao để bảo vệ những ý tưởng sáng tạo mà team mình đã đưa ra, đảm bảo khách hàng không đưa những ý tưởng đó cho đơn vị khác thực hiện? Đây là vấn nạn nhức nhối trong vài năm gần đây tại thị trường Việt Nam. Tuy nhiên, bạn hãy yên tâm rằng ý tưởng là một chuyện còn chuyển hóa ý tưởng thành sự kiện thành công hay không lại là câu chuyện về năng lực.
6. Chi phí chìm
Có nhiều loại chi phí không dự đoán được khi kí hợp đồng khiến chi phí tổ chức bị trội lên như: phí điện nước, phí giữ xe, phí chạy cho team onsite,… Điều duy nhất bạn có thể làm là đàm phán với khách hàng về những khoản chi phí có thể phát sinh này, lường trước các trường hợp có thể dẫn tới các chi phí chìm để quá trình làm việc giữa hai bên được thuận lợi và hỗ trợ nhau tốt hơn.
7. Deadline trong ngày
Khách hàng gọi cho bạn vào buổi sáng và muốn có báo giá cùng ý tưởng tổ chức chương trình vào ngay buổi sáng hôm sau để trình bày với CEO của họ chẳng hạn. Lúc đó bạn phải “cong mông” check địa điểm, check nhà cung cấp, check nghệ sĩ, phương án dựng sân khấu…Nhiều khách hàng nghĩ những việc đó đơn giản mà không biết cần tới bao nhiêu thời gian, công sức, nỗ lực của bên tổ chức sự kiện mới ra được chiếc báo giá.
8. Khách hàng, diễn giả không xuất hiện
“No show” có lẽ là cụm từ ám ảnh nhất của dân tổ chức sự kiện. Khi mọi thứ bạn chuẩn bị bằng tất cả tâm huyết đã sẵn sàng nhưng diễn giả hoặc nghệ sĩ không xuất hiện, hoặc chương trình của bạn không có nhiều khán giả như mong đợi. Tất cả điều đó đều khiến con tim người tổ chức sự kiện “nát tan”…
9. Thay đổi danh sách khách mời
Tương tự như điều số 2 ở trên, thay đổi danh sách khách mời cũng gây ảnh hưởng nhiều đến chương trình, nhất là thay đổi vào phút cuối. Bạn phải thay đổi tất cả mọi thứ liên quan đến khách mời, tưởng đơn giản nhưng lại hết sức rối bời lúc chương trình sắp diễn ra: in lại thẻ đeo, thay đổi bảng thông báo, thay đổi kịch bản MC, thậm chí liên quan đến cả đồ uống và các chuẩn bị khác…Nếu bạn không cẩn thận kiểm tra lại mọi thứ, một lỗi nhỏ cũng sẽ khiến toàn bộ chương trình bị phá vỡ.
Nguồn: fanpage Backstage Events