Yếu tố thời gian đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong tổ chức sự kiện, việc chọn đúng thời điểm tổ chức sự kiện quyết định phần lớn đến việc một sự kiện thành hay bại. Vậy chọn ngày tổ chức sự kiện thế nào cho phù hợp? Cùng sukienchuyennghiep.vn theo dõi bài viết dưới đây để hiểu thêm về vấn đề này nhé:
Chọn ngày tổ chức sự kiện
Chọn ngày tổ chức sự kiện phù hợp
Chọn ngày phù hợp với khách hàng
Trước hết chúng ta cần hiểu rằng, với bất kỳ sự kiện nào, yếu tố khách mời luôn rất quan trọng, vì thế, cần sắp xếp thời gian tổ chức sự kiện hợp lý sao cho đại đa số khách mời đều có thể tham gia.
Liên hệ với các khách mời hoặc nắm vững về lịch trình cơ bản của họ để có thể đưa ra được một thời gian tổ chức sự kiện phù hợp nhất.
Chọn ngày thời tiết tốt
Thời gian tổ chức sự kiện tốt đồng nghĩa với việc trong những ngày ấy thời tiết thuận lợi. Vấn đề thời tiết luôn là điều đau đầu đối với bất cứ nhà tổ chức sự kiện nào, bởi các bạn không thể lường trước được hết những rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời. Trong trường hợp bạn dự tính thời gian trùng với dịp thời tiết biến động, sẽ có nhiều ảnh hưởng tiêu cực đến chương trình mà bạn tổ chức. Ví dụ, nếu sự kiện của bạn tổ chức gặp mưa lớn, thì việc di chuyển của các vị khách mời sẽ rất khó khăn, chưa kể đến việc mưa gió sẽ làm hư hỏng gãy đổ các thiết bị, dụng cụ mà nhà tổ chức đã cất công chuẩn bị từ trước. Nếu chương trình của bạn có quay hình trực tiếp thì sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Có thể nhiều kế hoạch cho các hoạt động diễn ra xuyên suốt chương trình đã được chuẩn bị kĩ càng nhưng đến cuối cùng cũng không thể nào tiến hành triển khai được.
Một số chú ý khác
Gửi thời gian diễn ra sự kiện và lịch trình trước từ 3-5 ngày
Khách mời của bạn hầu hết đều là những con người rất bận rộn, họ có thể sẽ không đủ thời gian để tham gia toàn bộ các phần trong chương trình mà chỉ chú trọng vào phần mà họ quan tâm, chính vì thế một lịch trình sự kiện sẽ là vô cùng hữu ích, nó giúp khách mời của bạn chủ động hơn trong việc tham gia.
Dự phòng rủi ro sự kiện
Dự phòng rủi ro về vấn đề thời tiết
Dù bạn đã chọn một ngày có dự báo thời tiết đẹp trời nhưng các rủi ro về thời tiết luôn có thể là bất chợt, vì vậy, hãy có những kế hoạch phòng ngừa rủi ro một cách chủ động để có một sự kiện thành công nhất