Không gian đãi tiệc rất quan trọng, vì đó là nơi khách mời thưởng thức tiệc và trải nghiệm các cảm nhận của mình. Một sự kiện hay, độc đáo đến mấy nhưng phần tiệc kém chuyên nghiệp cũng làm khách mời mất vui và làm giảm uy tín của đơn vị tổ chức. Bạn cần phối hợp với nhà hàng trong khâu chuẩn bị để mang lại không gian tốt nhất cho buổi tiệc trong sự kiện.
Chiêu đãi là một biện pháp lễ tân quan trọng trong công tác đón tiếp. Muốn tổ chức một cuộc chiêu đãi có kết quả, cần chuẩn bị tốt các mặt sau đây:
- Dựa vào yêu cầu sự kiện mà quyết định mức độ và hình thức cuộc chiêu đãi, tiệc ngồi hay tiệc đứng. Xác định danh nghĩa người chủ tiệc, thành phần và số lượng người dự chiêu đãi.
- Giấy mời
- Giấy mời cần được chuyển sớm cho khách (gửi ít nhất là 24giờ trước khi chiêu đãi, nếu khách ở xa thì gửi trước 1 tuần hoặc thông báo về lịch trình ngay khi đoàn đến).
Không gian chiêu đãi rất quan trọng trong một sự kiện vì ảnh hưởng đến khách mời và hình thức của buổi tiệc
Không gian tiếp khách và Không gian chiêu đãi
Không gian tiếp khách:
Thông thường, trước các buổi tiệc thường có tea break hoặc pre-dinner. Và các nhà hàng cũng bố trí 2 không gian: đón khách và đãi tiệc.Ở không gian đón khách và tiếp khách cần trang trí sạch, đẹp, nếu có thể thì thể hiện bản sắc dân tộc, không trang trí cờ, khẩu hiệu loè loẹt, chú ý đảm bảo mát mẻ vào mùa hè, ấm về mùa đông. nới đón khách cần có đủ chỗ ngồi cho khách, người ta thường dùng phòng này để khách ngồi chờ trước khi vào dự chiêu đãi, xem bảng bố trí bàn tiệc để tìm chỗ ngồi trong chiêu đãi và uống rượu khai vị, dùng tea break hoặc pre-dinner.
Không gian chiêu đãi:
Phòng chiêu đãi nên có lối đi rộng rãi, bàn ghế phải được lau chùi sạch sẽ, sắp xếp ngay thẳng. Ghế ngồi không nên kê chật quá làm cho khách ngồi ăn không được thoải mái và khó cho người phục vụ. Cần kiểm tra kại ghế xem có bị gãy, bị bửa lưng ghế ra không.
- Phòng chiêu đãi phải được trang hoàng sang trọng; đèn trong phòng chiêu đãi phải đủ sáng nhưng không làm khách chói mắt.
- Dụng cụ chiêu đãi phải được lau chùi thật sạch sẽ, không sứt mẻ. Dụng cụ ăn, uống phải đầy đủ theo yêu cầu của thực đơn: ăn cơm Âu cần những thứ gì và ăn cơm Á cần những bát, đũa gì…
Bày bàn tiệc
Bàn tiệc phải được trải khăn, khăn bàn phải là vải trắng hoặc màu tùy vào tính chất, chủ đề bữa tiệc (ví dụ tiệc giáng sinh sử dụng tông màu đỏ hay tiệc cưới với chủ đề màu tím,..) khăn được làm phẳng, trải ngay ngắn, nếu có thể lót một lớp nỉ, dạ hoặc vải dày bên dưới để cho cốc, chén vững chắc. Không trải khăn ni-lông, vải hoa. Trên bàn tiệc nên trang trí một vài cành lá, hoa tươi cho thêm đẹp đẽ, trước mặt khách chính có thể bày bát hoa đẹp, nếu là lọ hoa cao để trước mặt khách, khi bắt đầu ăn phải đem đi chỗ khác để khỏi vướng khách.
Bố trí bàn tiệc cũng cần tinh tế và chú ý đến từng chi tiết
Chỗ ngồi trong chiêu đãi
Sắp xếp chỗ ngồi trong chiêu đãi (tiệc ngồi) phải tương xứng với cương vị của khách, Phải có sơ đồ bàn tiệc để trong phòng tiếp khách hoặc có người giúp khách tìm chỗ ngồi, tránh để khách đi đi lại lại tìm chỗ ngồi trong phòng chiêu đãi.
Phải cân nhắc và thận trọng trong việc sắp xếp chỗ ngồi xung quanh bàn tiệc. Xếp không đúng với cương vị của khách thường làm cho khách không hài lòng, nhiều khi phản ứng sẽ gây không khí xấu cho event và ảnh hưởng đến tâm trạng của mọi người xung quanh.
Những điều cần chú ý khi tổ chức chiêu đãi
- Trong một bữa tiệc chỉ nên có một hoặc hai món ăn dân tộc (đặc sản) song không nên cho khách ăn những món quá độc đáo như rắn, thịt chó, thịt sống, cá sống...
- Phải tuyệt đối giữ vệ sinh, món tôm-cá không đế nguội lạnh.
- Những người theo đạo Hồi thường kiêng thịt heo, thịt bò, thịt ếch, lươn, ba ba, không uống rượu.
- Phụ nữ thường dùng các loại rượu nhẹ, hơi ngọt
Cách sắp xếp chỗ ngồi xung quanh bàn tiệc
Hình chữ nhật
* Khách không có phu nhân
- Xếp khách ngồi trước mặt chủ tiệc
- Xếp những người khác theo số thứ tự xen kẽ giữa chủ và khách
* Khách có phu nhân
- Xếp bà chủ ngồi trước mặt ông chủ, hoặc xếp ông khách ngồi trước mặt ông chủ
- Xếp bà khách chính ngồi bên phải ông chủ, ông khách chính ngồi bên phải bà chủ.
* Chiêu đãi có khách danh dự
- Xếp khách danh dự ngồi bên phải chủ tiệc
- Người khách chính ngồi bên phải chủ tiệc
Hình chữ T
- Xếp khách chính ngồi bên tay phải chủ tiệc
Hình chữ U
- Xếp khách ngồi bên tay phải chủ nhà
- Phiên dịch ngồi trước mặt chủ nhà
* Trường hợp có khách danh dự
- Xếp khách danh dự ngồi trước chủ nhà
+ Khách chính ngồi bên tay phải chủ nhà
Bàn tròn
* Trường hợp khách có phu nhân
- Xếp bà chủ ngồi trước mặt ông chủ
- Bà khách chính bên tay phải ông chủ
- Ông khách chính bên tay phải bà chủ
* Khách không có phu nhân
- Xếp khách chính ngồi trước mặt ông chủ
* Trường hợp có khách danh dự
- Xếp khách danh dự ngồi trước mặt ông chủ
- Xếp ông khách chính ngồi bên tay phải ông chủ
* Xếp khách chính ngồi bên tay phải chủ nhà rồi xếp khách khác sang bên trái, bên phải chủ nhà. Người ngồi trước mặt mặt chủ nhà là người có cấp bậc thấp
Nguồn: Event channel