Hiện nay, khi các sự kiện marketing doanh nghiệp được tổ chức với tần suất ngày càng dày, chi phí tổ chức sự kiện ngày càng bị bó hẹp, việc quản lý chi phí tổ chức sự kiện cũng trở thành một vấn đề đau đầu của các Event Director. Làm thế nào để cắt giảm được chi phí mà vẫn tổ chức được sự kiện ấn tượng? Câu hỏi tưởng chừng như đơn giản này lại là bài toán khó cần đi tìm lời giải cho tất cả những người muốn tiếp tục hoạt động trong lĩnh vực đầy tiềm năng này.
Đôi điều về chi phí tổ chức sự kiện
Chi phí tổ chức sự kiện nói chung là một trong những tiêu chí hàng đầu để một công ty, doanh nghiệp lựa chọn các nhà cung cấp dịch vụ event cũng như cách thức tổ chức sự kiện.
Chính vì thế, những yêu cầu tưởng chừng như nghịch lý của các doanh nghiệp "chi phí ít - hiệu quả cao" lại trở thành một trong những yếu tố quyết định đến quá trình ký kết hợp đồng. Các buổi dấu thầu events sẽ được tổ chức, các nhà cung cấp dịch vụ sẽ đưa proposal tới tay khách hàng, cũng như những giải pháp hiệu quả giúp kiểm soát và tiết kiệm chi phí trong quá trình tổ chức.
Chi phí sự kiện bao gồm những yếu tố nào
Trước khi đi vào những giải pháp, đầu tiên ta phải hiểu rõ chi phí sự kiện bao gồm những chi phí gì? Về cơ bản, chi phí sự kiện sẽ bao gồm 3 loại chi phí cụ thể như sau:
-
Chi phí thực: Chi phí sản xuất, mua bán đầu vào, thuê nhân công, nguyên vật liệu và trang thiết bị
-
Chi phí ngầm: Chi phí ngầm là các khoản chi phí khấu hao trang thiết bị, lưu kho, tồn kho và chi phí cơ hội. Ngoài ra trong chi phí ngầm còn có một số khoản như phần trăm hoa hồng, gặp gỡ khách hàng, chi phí tổn hao trong quá trình đấu thầu dự án
-
Phí quản lý: Là chi phí kiểm soát toàn bộ quá trình chuẩn bị sản xuất, triển khai thực hiện events. Đây là khoản tiền sử dụng để khắc phục sự cố mà không làm phát sinh chi phí thực hiện event theo hợp đồng. Khoản phí này được tính theo đơn vị phần trăm (%) và thường chiếm từ 3 - 10% hợp đồng tùy từng sự kiện.
Sau khi xác định được những chi phí trên, đơn giá dịch vụ sẽ được tính cụ thể theo công thức:
ĐƠN GIÁ = ( CHI PHÍ THỰC + CHI PHÍ NGẦM ) + ( CHI PHÍ THỰC + CHI PHÍ NGẦM ) x PHÍ QUẢN LÝ(%)
Giải pháp quản lý chi phí sự kiện
Để cắt giảm được chi phí tổ chức sự kiên, điều đầu tiên yêu cầu người tổ chức phải có khả năng quản lý chi phí tốt và nhiều nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thường làm điều này qua các phương pháp sau:
Xác định chi tiết kế hoạch và mục đích của khách hàng
Bất kỳ một đơn vị nào khi tổ chức sự kiện đều hướng tới một mục đích riêng, nhà tổ chức sự kiện cần biết khách hàng thực sự muốn gì, hạng mục nào là cần thiết để thực hiện mục đích của khách hàng, hạng mục nào khách hàng không cần để tiến hành điều chỉnh các hạng mục một cách hợp lý.
Bên cạnh đó, người tổ chức sự kiện cũng cần thống nhất sớm với khách hàng để giảm thời gian đi lại, gặp gỡ, giảm thiểu chi phí ngầm.
Kiểm soát hệ thống nhà thầu vụ
Với các sự kiện lớn, hầu hết các đơn vị tổ chức sự kiện hiện nay đều phải thuê thâm các đơn vị khác - nhà thầu vụ. Việc xây dựng các mối quan hệ chiến lược lâu dài với nhà thầu vụ sẽ giúp nhà tổ chức sự kiện dễ dàng lấy được giá ưu đãi và giảm thiểu rủi ro, chủ động trong việc triển khai, tiết kiệm được các chi phí thực.
Tận dụng tài nguyên sẵn có
Việc tận dụng được các tài nguyên sẵn có sẽ giúp cắt giảm các chi phí trong quá trình chuyển đổi do chênh lệch giá, vì thế chi phí sẽ luôn được tiết kiệm ở mức tối đa nhất.
Kiếm soát quá trình triển khai sự kiện
Việc kiểm soát chặt chẽ quá trình triển khai sự kiện sẽ giúp đảm bảo các trang thiết bị cần thiết luôn đầy đủ, dự trù tạm ứng, tính toán số lượng thực hiện không để thất thoát, lãng phí.
Đảm bảo tiến độ thực hiện
Đảm bảo tiến độ thực hiện về cơ bản đóng một vai trò quan trọng mang tính quyết định đến chi phí cho quá trình tổ chức sự kiện. Việc đảm bảo tiến độ thực hiện sẽ hạn chế gần như tuyệt đối việc phát sinh các vấn đề như ngày công thợ, tồn kho nguyên vật liệu, rủi ro đồng thời đảm bảo chất lượng thực hiện event.
Qua những thông tin được sukienchuyennghiep chia sẻ trên đây, bạn có thể thấy nếu ví việc tổ chức sự kiện là một môn nghệ thuật thì người tổ chức chính là một nghệ sĩ, họ sẽ phải trổ hết tài năng của mình để tạo ra một sự kiện hoàn hảo với chi phí tiết kiệm nhất. Và để làm được điều này, người tổ chức sự kiện phải là một người có tố chất, dày dặn kinh nghiệm và có tư duy nhanh nhạy, khả năng ứng biến cao.